Etre l’assistante d'un directeur (niveau 2)

1. Environnement réglementaire et définition

• Analyser le contenu de sa  » job description  » et cerner les missions principales de sa fonction

Étude de cas : détailler le contenu de son poste et en visualiser les grands axes à l’aide d’un mind mapping. Évaluer sa marge de manouvre, son autonomie et son positionnement vis-à-vis de chaque manager de l’équipe

• Identifier la cartographie des besoins des  » clients internes  » pour comprendre leurs exigences et leurs motivations

>  Mettre en évidence les objectifs et contraintes de chacun de ses managers

>  Pointer le mode de fonctionnement et le type de management de chacun

Exercice d’application : élaboration d’un tableau synoptique de toutes ces données

2. Auditer son mode organisationnel et adopter une méthodologie d’efficience

• Reconnaître les forces et débusquer les faiblesses de son organisation

Exercice d’application : construction de son propre tableau d’analyse des dysfonctionnements

Partage d’expériences : mutualisation des meilleures pratiques et apport de solutions pertinentes

• S’approprier les outils d’aide à l’organisation

  >  Les outils du temps partagé et de la gestion du temps (agenda, tableaux de bord, messagerie)

  >  Le suivi partagé des dossiers

• Évaluer la charge de travail et hiérarchiser ses priorités

  >  Chasser les comportements chronophages

  >  Intégrer les notions de délais, de durée et de faisabilité pour planifier et        coordonner les tâches

  >  Distinguer l’urgent de l’important et identifier les tâches à forte valeur ajoutée

Exercice d’application : hiérarchisation des activités et des tâches sur la matrice de Mintzberg

3. Fédérer les managers autour d’une méthode de travail commune

• Mettre en place une organisation personnalisée

Étude de cas : élaboration des nouvelles règles du jeu de sa multicollaboration, en fonction des besoins et des contraintes communes

• Définir des règles de travail

 >   Créer des rythmes de réunion et reporting conformes aux objectifs du service

 >   Imaginer des tableaux de bord ou des procédures de simplification

4. Communiquer et négocier : deux facteurs de succès dans la multicollaboration

• Relayer l’information : écouter et reformuler avec fidélité

>   Faire preuve d’analyse et de synthèse et chasser les distorsions cognitives

>   Mise en situation : retranscription orale d’une information donnée sans distorsion ni interprétation

>   Orchestrer les informations tout en maintenant la confidentialité

• Optimiser sa communication relationnelle

>   Être force de proposition : s’accorder un rôle d’interface, de conseil et d’alerte

>   S’affirmer avec assertivité dans les situations délicates (conflits, jeux de pouvoir, demandes contradictoires)

>   S’adapter aux spécificités des personnalités  » difficiles « 

Jeu de rôle : prise de position ferme, négociation, réponse aux objections, savoir dire non

Plan d’action personnel : à l’issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront de réussir dans leur quotidien