+ 0522 27 35 38
|
Lun - Ven 08:00 - 19:00 / Fermé les Weekends
Top
 

Gestion Informatisée du Courrier et du Bureau d’Ordre

La gestion du courrier entrant et sortant et du bureau d’ordre en général, est une réelle problématique, dont la maitrise peut être le gage d’une plus grande efficacité de toute organisation.
L’optimisation de la gestion du bureau d’ordre garantit une amélioration du fonctionnement en terme de qualité de service, une fluidité de circulation de l’information et une parfaite maîtrise de la traçabilité.

L’évolution des besoins et des moyens nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.
Nous avons également de plus en plus besoin de suivre l’information et de la tracer afin de normaliser les processus et les procédures, pour obtenir une certification (ISO) ou garantir une qualité de travail optimale et efficace. Cette évolution nécessite la mise en place d’une organisation pour un traitement du courrier rationnel et efficient. C’est pourquoi des solutions de gestion informatisée de courriers ont été conçues, mais elles ne sont encore que trop peu connues et utilisées alors que beaucoup d’entreprises se « débrouillent » aujourd’hui encore avec des solutions diverses (numérisation des courriers importants, mise des courriers et documents dans des classeurs pour validation et signature, renvoi d’e-mails reçus, impression de certains e-mails…).

 Rendez vous sur la formation  » Gestion informatisée du courrier et du bureau d’ordre » pour perfectionner sa pratique de gestion documentaire

Code
SA12
Participants
  • Facility manager
  • Responsables Affaires générales
  • Documentalistes
  • Spécial assistantes
  • Secrétaire de direction
  • Profession hôtesse
  • Standardistes
Objectifs
  • Approfondir les connaissances des participants la gestion du bureau d’ordre assistée par ordinateur
  • Maîtriser les techniques de contrôle du bureau d’ordre
Programme

1. Le rôle du bureau d’ordre dans l’entreprise et  l’Administration

  • L’importance du courrier dans l’entreprise
  • Les différents niveaux du bureau d’ordre : Bureau d’ordre central et auxiliaire.
  • Organisation BOC
  • Elaboration des procédures de travail et de gestion des courriers.

2. Paramétrage

  • Destination & origine (interne & externe)
  • Type de courrier
  • Objet du Courrier
  • Pièces jointes
  • Suivi

3. Gestions des Arrivées

  • Saisie, reprise, modification et édition des arrivées
  • Liste des arrivées par date, numéro, type, destination, origine, référence, objet

4. Gestion des Départs

  • Liste des départs par date, numéro, type, destination, origine, référence, objet, etc.

5. Suivi

  • Saisie, reprise édition d’un lien pour une arrivée
  • Saisie reprise édition d’un lieu pour un Départ
  • Transmission interne courrier

6. Edition

  • Des arrivées (multi-critères) : Fourchette de numéro d’ordre, fourchette de date, type courrier, objet courrier, destination, origine, référence)
  • Des Départs ((Multi-critères : fourchette de date, type courrier, objet courrier, destination, origine, référence)
  • Arrivée de départ par mot clé (Départ sans suite, arrivée sans suite)
  • Suivi départ (Multi-critères)
  • Suivi Arrivée (Multi-critères)
  • Trier le Résultat par (Date Courrier, date d’envoi, destination, origine, objet et numéro d’Ordre)

7. Générations de rubriques

  • Type de pièces jointes
  • Type courrier
  • Objet courrier
  • Destination & Origine

8. Générations de modèles

  • Conception, saisie, reprise, modification et consultation d’un modèle
  • Edition des entités selon un modèle donné

9. Caractéristiques du logiciel

  • Monoposte et Multi- Postes (Unix, Réseau Novell)
  • Multi Bureaux d’Ordre (Central et Divisionnaires)

10. La gestion du retrait des cahiers des charges et des réceptions des appels d’offres ( modèle informatisé)

11. Travaux d’atelier et études de cas pratiques

Durée
2 jours
Date et lieu
  • Date : Consulter le Planning du mois correspondant ou  nous Contacter
  • Lieu : Hôtel Art Palace de Casablanca
  • Les horaires de formation sont de 09h à 17h
Formateur
  • Documentaliste indépendant depuis 2004, spécialisé en ingénierie documentaire et organisation des services d’information de grands groupes. Intervient aujourd’hui sur des missions variées de conseil aux entreprises, d’informatisation de fonds, d’audit de la fonction documentaire et RM, de création de centres d’information et de création de produits documentaires.
  • 25 ans d’expérience en gestion documentaire au sein de plusieurs banques de la place.
Support et méthodes pédagogiques
  • Séminaire axé sur la pratique avec présentation en alternance d’apport pratique et méthodologique
  • Etudes de cas du vécu des participants
Frais de participation
  • En inter : 6 500 dhs HT pour les 2 jours de formation, incluant animation, petit déjeuner, pauses café et déjeuner en commun.
  • En intra : nous Contacter
Inscription et conditions

Afin de participer à  cette formation,

Nous demeurons bien entendu à votre disposition pour toute précision ou complément d’information.

nike huarache pas cher 
X
canada goose femme