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Gérer les Archives sans être Archiviste

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« Bien gérer une entreprise, c’est gérer son avenir et gérer son avenir, c’est gérer son information. » HARPER1

La croissance exponentielle de l’information pose à la fois le problème de la préservation et l’accès à cette information et de sa diffusion interne. En effet, on assiste à une inflation de documents dont une part non négligeable est soit mal intégrée dans le système existant d’archivage soit largement inexploitée Toute entreprise ou administration est confrontée à ce problème de d’archivage des documents de nature diverse et provenant de différentes sources. C’est pourquoi cette formation a voulu  s’inscrire dans un projet de réorganisation et de gestion des informations qui doivent être un outil efficace au service de la stratégie et du développement de l’entreprise.

Code
SA30
Objectifs
  • Maîtriser les outils et les procédures d’archivage
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Connaître les obligations légales de la gestion des archives
Programme

1. Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

2. Découvrir les archives

  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

3. La chaîne de traitement archivistique

  • Evaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

4. Législation et réglementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

5. Connaître les procédures et outils de l’archivage

  • Le versement
  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

6. Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

7. Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

8. Atelier : réaliser un bordereau de versement

  • Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

9. Organiser un projet d’archivage

  • Créer des outils adaptés
  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

10. Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d’archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

11. Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

12. Elaborer une politique d’archivage

  • Focus sur l’archivage électronique
  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

13. Le rôle de la charte

  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • A quoi sert une charte d’archivage ?

14. Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

15. Atelier : analyser une charte d’archivage type, élaborer les points essentiels

  • Chaque participant repart avec une charte type

16. Tiers archiveurs et prestataires

  • Place de l’externalisation
  • La sous-traitance
  • Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance
Durée
2 jours
Date et lieu
  • Date : Consulter le Planning du mois correspondant ou  nous Contacter
  • Lieu : Hôtel Art Palace de Casablanca
  • Les horaires de formation sont de 09h à 16h
Formateur
  • Ancien cadre bancaire chargé du record management
  • Consultant en archivage et GED
  • 25 ans d’expérience en banques, conseil et formation
Support et méthodes pédagogiques
  • 3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.
Frais de participation
  • En inter : 6 500 Dh HT par personne pour les 2 jours de formation, incluant l’animation, le déjeuner et les pauses café
  • En intra : nous Contacter
Inscription et conditions

Afin de participer à  cette formation,

Nous demeurons bien entendu à votre disposition pour toute précision ou complément d’information.

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