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Etre l’assistante d'un directeur (niveau 2)

Ce séminaire intéresse tout (es) assistant (es) ou secrétaires de direction confirmés (es) et ayant suivis (es) la formation niveau 1 désirant approfondir et optimiser leurs performances en modes organisationnels internes vis-à-vis de leurs managers.

Code
SA13
Participants
  • Assistantes ayant suivies la formation niveau 1
  • Assistantes ou secrétaires de direction confirmées
Objectifs
  • Définir ses priorités (évaluer le contenu de son poste et les besoins des clients internes)
  • Développer des méthodes et des outils pour être plus efficace (optimiser la gestion partagée du temps, apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes, savoir hiérarchiser ses priorités et celle de ses interlocuteurs)
  • S’adapter aux personnalités des différents managers (savoir communiquer et négocier, transmettre une information, négocier)
Programme

1. Environnement réglementaire et définition

  • Analyser le contenu de sa  » job description  » et cerner les missions principales de sa fonction

Étude de cas : détailler le contenu de son poste et en visualiser les grands axes à l’aide d’un mind mapping. Évaluer sa marge de manouvre, son autonomie et son positionnement vis-à-vis de chaque manager de l’équipe

  • Identifier la cartographie des besoins des  » clients internes  » pour comprendre leurs exigences et leurs motivations

>  Mettre en évidence les objectifs et contraintes de chacun de ses managers

>  Pointer le mode de fonctionnement et le type de management de chacun

Exercice d’application : élaboration d’un tableau synoptique de toutes ces données

2. Auditer son mode organisationnel et adopter une méthodologie d’efficience

  • Reconnaître les forces et débusquer les faiblesses de son organisation

Exercice d’application : construction de son propre tableau d’analyse des dysfonctionnements

Partage d’expériences : mutualisation des meilleures pratiques et apport de solutions pertinentes

  • S’approprier les outils d’aide à l’organisation

  >  Les outils du temps partagé et de la gestion du temps (agenda, tableaux de bord, messagerie)

  >  Le suivi partagé des dossiers

  • Évaluer la charge de travail et hiérarchiser ses priorités

  >  Chasser les comportements chronophages

  >  Intégrer les notions de délais, de durée et de faisabilité pour planifier et        coordonner les tâches

  >  Distinguer l’urgent de l’important et identifier les tâches à forte valeur ajoutée

Exercice d’application : hiérarchisation des activités et des tâches sur la matrice de Mintzberg

3. Fédérer les managers autour d’une méthode de travail commune

  • Mettre en place une organisation personnalisée

Étude de cas : élaboration des nouvelles règles du jeu de sa multicollaboration, en fonction des besoins et des contraintes communes

  • Définir des règles de travail

 >   Créer des rythmes de réunion et reporting conformes aux objectifs du service

 >   Imaginer des tableaux de bord ou des procédures de simplification

4. Communiquer et négocier : deux facteurs de succès dans la multicollaboration

  • Relayer l’information : écouter et reformuler avec fidélité

>   Faire preuve d’analyse et de synthèse et chasser les distorsions cognitives

>   Mise en situation : retranscription orale d’une information donnée sans distorsion ni interprétation

>   Orchestrer les informations tout en maintenant la confidentialité

  • Optimiser sa communication relationnelle

>   Être force de proposition : s’accorder un rôle d’interface, de conseil et d’alerte

>   S’affirmer avec assertivité dans les situations délicates (conflits, jeux de pouvoir, demandes contradictoires)

>   S’adapter aux spécificités des personnalités  » difficiles « 

Jeu de rôle : prise de position ferme, négociation, réponse aux objections, savoir dire non

Plan d’action personnel : à l’issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront de réussir dans leur quotidien

Durée
2 jours
Date et lieu
  • Consulter le Planning du mois correspondant ou nous contacter
  • Lieu : hôtel Barcelo à Casablanca
  • Les horaires sont de 09h à 17h
Formateur
  • Diplômée en communication
  • Consultante spécialisée en développement personnel et communication
  • Coach certifié
Support et méthodes pédagogiques
  • Résolument pratique, cette formation permet, grâce à de nombreux exercices, autodiagnostics et mises en situation, de prendre le recul nécessaire sur son organisation, de s’approprier les méthodes et les outils les plus performants, de les adapter à son environnement et à son mode de travail
  • Les simulations permettent naturellement une personnalisation des apports et favorisent ainsi une réelle appropriation des méthodes proposées
Frais de participation
  • En inter : 6 000 DH HT par personne pour les 2 jours de formation incluant l’animation, le support de formation, les pauses café et le déjeuner
  • En inter : nous contacter
Inscription et conditions

Afin de participer à  cette formation,

Nous demeurons bien entendu à votre disposition pour toute précision ou complément d’information.

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